La méthode du Lean a été adoptée pour cette consultation. La première étape consiste en la production d’un diagnostic, celui-ci permettra d’identifier les dysfonctionnements, les ralentissements, de faire émerger des opportunités d’amélioration et d’émettre des recommandations opérationnelles. L’association devra définir sa cible et rédiger un cahier des charges, les objectifs qu’elle veut atteindre et l’équipe d’audit mettra en place des modalités d’accompagnement et des recommandations en fonction. L’association bénéficiera par la même occasion de l’expertise de l’équipe qui saura adapter son plan aux capacités de l’entité (personnel, adaptabilité, contrôle interne…) ainsi que respecter la conformité et les réglementations imposées par le domaine.
Existe-t-il un mode opératoire documenté pour le processus de facturation ?
Comment se fait l'apprentissage au personnel concernant le processus de facturation ?
Y a-t-il des variations dans les processus de facturation entre les différents établissement de l'association ?
Quels sont les points de divergence dans les processus de facturation entre les différentes entités de l'association ?
Quels types de flux inefficaces et de transmissions d'informations défectueuses ont été observés entre les entités ?
Quelles sont les conséquences de ces inefficacités sur les factures ?
Quel est le nombre de factures non réglées ?
Quelles procédures de recouvrement existent actuellement et sont-elles suffisantes ?
Comment la communication entre les comptables des différents établissements est-elle gérée ?
Y a-t-il des plateformes ou des réunions régulières pour le partage des connaissances et des meilleures pratiques ?
Quels sont les outils disponibles pour le suivi du processus de facturation ? Sont-ils adéquats et à jour ?
Les logiciels comptables utilisés sont-ils efficaces pour suivre et gérer les factures ?
Quelles sont les ressources humaines disponibles pour gérer le processus de facturation ?
Les formations disponibles sont-elles suffisantes et adaptées aux besoins des employés ?
Quelles sont les règles strictes en matière de facturation imposées par l'ARS ?
Comment ces règles sont-elles mises en œuvre dans le processus de facturation ?
Analyse des défis comptables dans les établissements d'accueil. Avant d'envisager des solutions, il est impératif de prendre en considération les règles de facturation dans les établissements d'accueil, mettant ainsi en lumière la complexité inhérente à ce processus.
Le montant à payer dépend de la décision du Président du conseil général concernant l'admission à l'aide sociale (allocation aux adultes handicapés). Si la personne est admise, sa contribution est fixée par cette décision en fonction de ses charges et ses ressources personnelles. En revanche, si elle n'est pas admise, elle participe au prix de journée de l'établissement. Toutes les journées de présence, supérieure à 12 heures consécutives dans une journée, sont facturées.
Normalement, l'association devrait facturer le montant précisé par l'aide sociale (selon les dispositions présentées dans l'encadré suivant), mais parfois, elle demande aux patients de remplir une déclaration sur l'honneur concernant leurs ressources et calcule la contribution à partir de cette déclaration. Cependant, cette pratique peut être risquée si le montant calculé diffère de celui fixé par le Conseil général, ce qui peut entraîner des réclamations de la part de l'usager ou du Conseil général.
La responsabilité financière repose en premier lieu sur la personne elle-même. Si ses ressources sont insuffisantes, l'aide sociale du département peut aider. Le calcul de cette contribution dépend de l'appréciation des ressources de la personne, du minimum de ressources à conserver en établissement fixé par décret, et du montant du prix de journée de l'établissement.
La somme mensuelle minimum laissée à la disposition du bénéficiaire de l'aide sociale à l'hébergement est calculée en se basant sur ses ressources ou sur l'Allocation aux Adultes Handicapés (AAH). Le montant de l'AAH sert de référence, et 30% doit être préservé au minimum pour les personnes accueillies en établissement.
L'accueil temporaire : C’est une modalité d'accueil dans les établissements pour adultes, régi par l'article R314-194 du code de l'action sociale et des familles. Selon cette disposition, la participation financière des bénéficiaires en accueil temporaire ne peut pas excéder le montant du forfait journalier hospitalier. Pour un accueil de jour, la participation s'élève à 12 €, et pour un accueil avec hébergement, elle est de 18 €. Ces règles s'appliquent indépendamment du type d'établissement accueillant la personne en accueil temporaire. L'accueil temporaire offre ainsi une solution flexible pour les usagers, adaptée à leurs besoins ponctuels, avec des règles spécifiques pour garantir une participation financière raisonnable.
Un point particulier dans le processus comptable qui pourrait susciter des défis : la facturation des absences dans les établissements accueillant des personnes en situation de handicap. Les personnes temporairement absentes peuvent être dispensées de tout ou partie de leurs frais d'hébergement. Cette disposition inclut diverses formes d'absence, telles que les vacances, les sorties ponctuelles, et même les périodes d'hospitalisation. La dispense n'est pas obligatoire, c’est une disposition fixée librement par les départements (nombre de jours autorisés, événements particuliers, exclusion de l’aide ...). L’association doit rester à jour des règles fixées par le département.
Le service de comptabilité est aussi en charge du recouvrement des factures impayées. Cette démarche implique une approche prudente, en tenant compte de la situation sociale de la personne. En cas de non-paiement pendant deux mois consécutifs, l'établissement peut réclamer directement le montant dû sur l'allocation aux adultes handicapés (AAH), si l'usager en bénéficie. En l'absence de l'AAH, une procédure de recouvrement standard est envisagée, comprenant des étapes amiables, une mise en demeure avec calcul d'intérêts de retard, et éventuellement, la possibilité d'entamer une injonction de payer en dernier recours.
À chaque nouvelle admission, il est impératif de vérifier minutieusement la complétude du dossier du patient. Cette démarche garantit une plus grande rapidité dans le traitement des paiements, elle augmente les chances de recouvrement et elle diminue les flux inutiles dus à des erreurs du destinataire de la demande de paiement. Il est également important de bien connaître la prise en charge de chaque patient et de mettre leur situation régulièrement à jour, sachant par exemple que la demande d'Allocation aux Adultes Handicapés (AAH) doit être réitérée chaque trimestre. L'objectif est d'éviter d'émettre des factures à établir (FAE), qui pourraient entraîner des retards de règlement.
La mise en place d'un agenda détaillé, qui met en évidence les horaires d'entrées et de sorties, est indispensable pour le suivi des journées facturées et des journées d’absentéisme. L’association pourra mettre en place un contrôle dans sa facturation en comparant les entrées, les sorties, l’agenda établi et les produits de la période. Le fait de clôturer les périodes de facturation permet d'être certain que la période sur laquelle le prix est calculé est bel et bien terminée, évitant ainsi de facturer en se basant sur des prévisions. Pour finir, il est recommandé d'opter pour un logiciel de comptabilité plus performant afin d'optimiser le processus de facturation au sein de l'association.
De plus, le suivi des impayés est essentiel, il s'agit de contrôler s'il n'y a pas eu d'erreur du service comptable ou de relancer les patients en étant vigilant à leur situation personnelle.
Au-delà de la délivrance des recommandations au client concernant la problématique de facturation, des recommandations plus générales seront transmises. L'idéal serait de mettre en place des modes opératoires, sous forme écrite, précis et harmonisé au sein des différents établissements pour faciliter le contrôle interne par la suite. Un autre objectif est de former et de mettre en place des groupes d'échanges pour favoriser la mise en place des solutions entre tous les comptables des différents centres. La veille permettra de rester informé des dernières recommandations de l'ARS ou des "best practices" d'organisations similaires.